Birim Arşiv İşlemleri

Birim Arşivi

             Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşivlerdir.

Birim Arşivine Evrak Devir İşlemi

            Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tâbi tutulur. Ayırım işlemlerini müteakip, Birim Arşivine devredilecek malzeme, birimi, işlem yılı, aidiyeti, gizliliği, ekleri vs. özellikleri dikkate alınarak uygunluk kontrolü yapılıp, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde Birim Arşivine devredilir.

Birim Arşivine evrak devredilirken, standart dosya planı dikkate alınır; evrak asli düzeni içerisinde envanter listeleri hazırlanarak devredilir.

Arşivlik malzeme, birim arşivinde asli düzeni içerisinde hiyerarşik yapıya ve standart dosya planına uygun olarak 1-5 yıl muhafaza edilir.

Birim Arşivlerinde Yapılacak İşlemler:

1- Devir-Teslim Alma

  • Klasörlerin Standart dosya Planına uygunluğunun kontrolü
  • Klasör sırt bilgilerinin belgelere uygunluğunun kontrolü
  • Yanlış konulmuş evrak varsa düzeltilmesi
  • Evrak ve eklerde eksik varsa tamamlanması
  • Defter, cilt ve zarfların etiketlenmesi

2- Birim Arşivine Yerleştirme

3- Koruma Muhafaza

4- Arşivden Faydalanma Hizmeti (Kurum içi)

5- Envanter

6- Devir-Teslim Etme (Kurum Arşivine)

  • Evrak ve eklerde eksik varsa tamamlanması
  • Defter, cilt ve zarfların etiketlenmesi
  • Kayıt defterleri veya föylerle devredilmesi

Birim Arşivinde Ayıklama ve İmha

Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve imha işlemleri Kurum arşivinde yapılır.

Kurum Arşivine Devir İşlemi

        Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, uygunluk kontrolü yapılarak kurum arşivine devredilir. Arşivlik malzeme , işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle arşivlere devredilen fonları, bütünlüklerini bozmadan aslî düzeni ile bırakılır. Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu kurum, daire ve alt birimleri, hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir. Birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir. Arşiv malzemesi kurum arşivlerinde mevzuat hükümlerine göre saklanır.

Standart Dosya Planına Göre Kullanılacak Örnek Dosya/Klasör Etiketi

Üniteden Birim Arşivine, Birim Arşivinden Kurum Arşivine Belge Devrinde Kullanılacak-Arşiv Devir Teslim Envanter Formu

Dosya İçerik Listesi